Bước 1: 

Chuẩn bị hồ sơ: Thương nhân nước ngoài chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo quy định. Thành phần hồ sơ bao gồm:

– Đơn đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (theo mẫu);

– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam);

– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

– Bản sao Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp.

Lưu ý: Đối với các tài liệu, thành phần hồ sơ là tiếng nước ngoài: Đề nghị thương nhân dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam, phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ:

Địa điểm tiếp nhận: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Công Thương.

Trong thời hạn ít nhất 30 ngày, trước khi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hết hạn, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục gia hạn.

Bước 3: Xử lý hồ sơ:

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, Sở Công Thương phải thông báo bằng văn bản để thương nhân nước ngoài bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công Thương xem xét và gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trường hợp không gia hạn Giấy phép, Sở Công thương phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do không gia hạn.

Trường hợp gia hạn Giấy phép Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành; Sở Công thương gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của cơ quan cấp phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Sở Công Thương gia hạn hoặc không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không gia hạn phải có văn bản nêu rõ lý do.