Trong suốt thời gian hoạt động, cơ sở có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ các hồ sơ về PCCC làm căn cứ để quản lý, theo dõi hoạt động PCCC của chính mình, đồng thời là tài liệu để cơ quan chức năng kiểm tra, xác minh việc thực hiện, tuân thủ pháp luật về PCCC của cơ sở.

Hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động PCCC quy định tại Điều 3 Thông tư 66/2014/TT-BCA bao gồm:

1.       Quy định, nội quy, quy trình, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về PCCC.

2.       Hồ sơ thiết kế, văn bản thẩm duyệt thiết kế, nghiệm thu về PCCC (nếu có), văn bản thông báo về việc bảo đảm các điều kiện an toàn về PCCC (nếu có).

3.       Sơ đồ bố trí công nghệ, hệ thống kỹ thuật, vật tư có nguy hiểm về cháy, nổ của cơ sở.

4.       Quyết định thành lập BCH PCCC và phân công nhiệm vụ từng thành viên của BCH PCCC;quyết định thành lập đội Chữa cháy cơ sở (phải đảm bảo số lượng theo quy định tại Thông tư 04/2004/BCA của Bộ công an và phải đảm bảo lực lượng này đã được huấn luyện, cấp thẻ).

5.       Phương án PCCC đã được phê duyệt; phương án PCCC của cảnh sát PCCC; phương án diễn tập, biên bản diễn tập, biên bản rút kinh nghiệm sau diễn tập…

6.       Biên bản kiểm tra an toàn về PCCC; văn bản đề xuất, kiến nghị về công tác PCCC; biên bản vi phạm và quyết định xử lý vi phạm hành chính về PCCC (nếu có).

7.       Sổ theo dõi công tác tuyên truyền, bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ PCCC.

8.       Sổ theo dõi phương tiện PCCC (kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ thiết bị PCCC theo quy định).

9.       Hợp đồng bảo hiểm cháy nổ bắt buộc đối với các công trình, trạm biến áp (TBA 110KV).

10.     Thống kê, báo cáo; hồ sơ vụ cháy, nổ (nếu có).

Trường hợp cơ sở có thay đổi về quy mô, tính chất sử dụng, người đứng đầu cơ sở căn cứ để lập hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động PCCC theo đúng quy định./.