Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Việc triệu tập các cuộc họp này được quy định cụ thể tại Luật Doanh nghiệp 2014.

Về thẩm quyền triệu tập họp:

Theo quy định tại Điều 136 Luật Doanh nghiệp 2014, Hội đồng quản trị có nghĩa vụ triệu tập Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày phát sinh một trong các trường hợp sau:

–         Số thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số thành viên theo quy định của pháp luật;

–         Nhận được yêu cầu bằng văn bản của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 6 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty;

–         Theo yêu cầu của Ban Kiểm soát hoặc;

–         Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

Tuy nhiên, nếu Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định trên, trong thời hạn 30 ngày tiếp theo, Ban kiểm soát phải thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông.

Nếu hết thời hạn nêu trên, Ban kiểm soát không thực hiện nghĩa vụ của mình, cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 6 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty có quyền đại diện công ty triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông.

Về trình tự, thủ tục triệu tập họp:

Bước 1:       Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp.

Bước 2        Lập chương trình, nội dung cuộc họp.

Bước 3:       Chuẩn bị tài liệu, xác định thời gian và địa điểm họp

Bước 4:       Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp.

Bước 5:       Tập hợp ủy quyền, xác nhận dự họp.